Alternativní řešení pracovněprávních sporů – 4. díl (Zahájení mediace)

V předchozích dílech věnovaných mediaci jako jednomu z alternativních způsobů řešení pracovněprávních sporů, mimo řízení soudní, jsme se zabývali teoretickými východisky pro uplatnění mediace, definicemi mediace, konfliktu a sporu, přípravným jednáním předcházejícím samotné mediaci a v minulém díle jsme si na příkladu ukázali praktickou stránku využití mediace v pracovněprávním sporu. Dnes se vrátíme po krátké odbočce, kdy jsme si uvedli konkrétní příklad z praxe, k popisu další z fází mediace a to k fázi „zahájení mediace“.

Dle zákona č. 202/2012 Sb. ze dne 2. května 2012, o mediaci a o změně některých zákonů (zákon o mediaci), v platném znění platí, že smlouvou o provedení mediace je písemná smlouva mezi stranami konfliktu a nejméně jedním mediátorem o provedení mediace. Mediace je zahájena uzavřením smlouvy o provedení mediace. Smlouva o provedení mediace musí obsahovat alespoň označení stran konfliktu, jméno, popřípadě jména, příjmení a adresu místa podnikání mediátora, vymezení konfliktu, který je předmětem mediace, výši odměny mediátora za provedenou mediaci nebo způsob jejího určení, popřípadě ujednání o záloze nebo ujednání o tom, že mediace bude provedena bezplatně a v neposlední řadě také dobu, po kterou má mediace probíhat, nebo ujednání o tom, že mediace má probíhat po dobu neurčitou.

Vzhledem k tomu, že ustanovení zákona o mediaci jsou víceméně stručná a ponechávají na stranách a mediátorovi si další práva a povinnosti upravit individuálně ve smlouvě o mediaci, pokusíme si dále říci podrobněji, jaká práva a povinnosti by měli účastníci mediace, tj. především strany a mediátor v procesu mediace dodržovat, respektovat nebo si nárokovat a tato by měla být sjednána ve smlouvě o mediaci či alespoň odkazem ve smlouvě o mediaci na listiny, v nichž jsou tyto práva a povinnosti obsažena a upravena. Budeme v tomto výčtu vycházet zejména ze znění smlouvy o mediaci, pravidel mediačního řízení – organizačního a jednacího řádu a etického kodexu mediátorů sdružených u mediační kanceláře, v níž působí i autor, což jsou všechno dokumenty, které by měla mediační kancelář mít vypracované a zveřejněné.

Lze předpokládat, že v době uzavření smlouvy vhodný mediátor byl stranami nebo stranou vybrán, druhou potvrzen, mediátor funkci mediátora přijal, strany byly informovány o základních zásadách a principech mediace a jejího vedení mediátorem a že je vlastně splněno vše, co bylo již řečeno v rámci předchozího článku věnovaného přípravného jednání. Jak jsme si již řekli, rozlišujeme mezi jednotlivými fázemi mediace, která je přísně strukturovaným procesem. Rozlišujeme mezi počátkem a zahájením mediace. Zahájením mediace je tedy prostorem pro zopakování všeho, co bylo stranám řečeno stranám v přípravné fázi společně s dalšími konkrétními informacemi, které se přímo dotýkají konkrétního řešeného sporu.

Na mediátora, který je sdružený u mediační kanceláře, u níž působí i autor, jsou kladeny další a přísnější nároky nad rámec podmínek pro výkon činnosti zapsaného mediátora dle zákona o mediaci. Mediátor mediační kanceláře je vysokoškolsky vzdělaný odborník na komunikaci a vyjednávání. Užívá min. vysokoškolský titul „Mgr.“, jehož dosáhl vysokoškolským studiem některého či alespoň jednoho z oborů psychologie, pedagogiky, filozofie, psychosociálních věd, etiky nebo práva na vysokých školách v České republice a současně absolvoval další návazné vzdělání a studium v oboru intervence, mediace, vyjednávání či efektivní komunikace nebo obdobného zaměření, alespoň v rozsahu ve výši 129 hodin a doloží svou praxi vykonávanou nepřetržitě v dané oblasti alespoň po dobu 5 let.

Mediátor pomáhá v mediačním řízení oběma stranám nezávislým a nestranným způsobem k dosažení smírného řešení sporu. Přitom je veden zásadami objektivity, spravedlnosti a poctivosti. Při jednání zohlední práva a povinnosti stran, obchodní zvyklosti a okolnosti sporu včetně předchozí obchodní praxe mezi stranami, jedná-lim se o spor z obchodního vztahu. Mediátor vede řízení takovým způsobem, který považuje za vhodný. Přitom zohledňuje návrhy sporných stran, zejména potřebu rychlého řešení sporu. Každá ze stran může ze své vlastní iniciativy nebo na výzvu mediátora předkládat návrhy na řešení sporu. Strany by se měly zavázat smlouvou o mediaci nezahajovat v průběhu mediačního řízení žádné rozhodčí ani soudní řízení týkající se sporu, který je předmětem mediačního řízení, vyjma případů, kdy zahájení takového řízení je nezbytné k ochraně jejich práv. Strany by se měly rovněž smlouvou o mediaci zavázat nenavrhovat bez souhlasu mediátora jako listinný důkaz v rozhodčím či soudním řízení žádné podání, které bylo učiněno kteroukoli ze stran v mediačním řízení. Měly by si být vědomy, že úkolem mediátora je neustálým objektivizováním jejich pohledu usnadnit jim, aby samy dosáhly konstruktivní dohody, a že je v jejich zájmu, aby ve spolupráci s mediátorem, určily co nejjasněji předmět mediace. Jasná deklarace obsahu jednání je nutným předpokladem pro úspěšný postup mediačního procesu. Mediátor má povinnost pracovat jménem každé strany stejně a nemůže poskytnout právní poradu kterékoliv ze stran bez toho, aby ji zároveň neposkytl straně druhé, nebo současně oběma stranám v rámci mediace. Strany uzavřením smlouvy o mediaci, projevují svůj dobrý záměr ukončit proces mediace dohodou. To ovšem nebrání kterékoliv ze stran ukončit mediaci kdykoliv a to i bez udání důvodu. Mezi stranami a mediátorem platí, že mediace je přísně důvěrná. To platí o zprostředkování diskuse, psaném a ústním projevu, jakémkoliv návrhu usnesení, a jakékoliv formě jednání. Pouze zprostředkovaná dohoda, podepsaná oběma stranami, může být s jejich písemným souhlasem zveřejněna.

Doba mezi prvním oslovením mediátora a samotným zahájením mediace by neměla překročit dobu nejlépe do 2 týdnů. Samozřejmě v závislosti na individuálních okolnostech, skutečnostech a povaze sporu. I tato „krátká“ lhůta nabízí stranám možnosti jak vyřešit vzájemný konflikt v nepoměrně kratším čase, nežli by tomu bylo v soudním řízení. Úspornost z hlediska času je tak, vedle hlediska finančního či ekonomického, jednou z nesporných výhod pro volbu mediace před řízením soudním. Obecně lze říci, že takřka všechny, až na výjimky, alternativní způsoby řešení konfliktů (sporů), předpokládají jistou míru časové úspornosti oproti řízení soudnímu.

Jak již bylo řečeno, mediátor jedná ve věci, jestliže je jeho pravomoc pro daný spor založena platně uzavřenou smlouvou o mediaci mezi stranami sporu a mediátorem, který je smluvní stranou, a ve které si účastníci takové smlouvy dohodli, že mají zájem vyřešit spor smírnou dohodou za pomoci mediátora v mediačním řízení. Mediátor je vyloučen z projednávání věci, jestliže se zřetelem na jeho poměr k věci, k účastníkům nebo jejich zástupcům je důvod pochybovat o jeho nepodjatosti a nestrannosti. Každý z účastníků je oprávněn vyjádřit se k osobě mediátora, a pokud předloží důkazy o jeho podjatosti, má právo žádat o určení jiného mediátora, je-li tento např. určen osobou sdružující více mediátorů. Mediátor je povinen informovat bez zbytečného odkladu účastníky mediace o okolnostech, pro které by mohl být vyloučen pro podjatost. Mediátor není rovněž povinen přijmout automaticky funkci mediátora. Mediátor odmítne uzavření smlouvy o provedení mediace, jestliže se zřetelem na jeho poměr k věci, ke stranám konfliktu nebo k jejich zástupcům je tu důvod pochybovat o jeho nepodjatosti. Mediátor může rovněž odmítnout uzavření smlouvy o provedení mediace, jestliže je narušena nezbytná důvěra mezi ním a některou ze stran konfliktu. Ještě před zahájením mediace je mediátor povinen poučit strany konfliktu o svém postavení při mediaci, o účelu a zásadách mediace, o účincích smlouvy o provedení mediace a mediační dohody, o možnosti mediaci kdykoliv ukončit, o odměně mediátora za provedenou mediaci a o nákladech mediace. Současně je mediátor je povinen strany konfliktu výslovně poučit o tom, že zahájením mediace není dotčeno právo stran konfliktu domáhat se ochrany svých práv a oprávněných zájmů soudní cestou a že za obsah mediační dohody jsou odpovědné pouze strany konfliktu. Nezbytností smlouvy o mediaci je rovněž určení doby trvání smlouvy a tím tedy doby trvání samotné mediace. Smlouva o mediaci je vyhotovována ve 3 stejnopisech, z nichž po jednom kompletním vyhotovení smlouvy obdrží každá ze smluvních stran včetně mediátora.

Mediátor má povinnost informovat strany sporu o datu a místu konání prvního mediačního setkání. První mediační setkání by nemělo navazovat bezprostředně na jednání o uzavírání smlouvy o mediaci, ale měla by být mezi prvním ústním jednáním realizovaným již v rámci mediace a jednáním o zahájení mediace spojeným zejména procedurálními otázkami celého mediačního řízení jistá žádoucí časová prodleva, alespoň ve formě přestávky, není-li zvolen postup předkládání písemných vyjádření. Mediační řízení není zahájeno na rozdíl jako např. v případě řízení soudního nebo rozhodčího dnem doručení žaloby soudu nebo rozhodci, ale teprve dnem sjednání smlouvy o mediaci. Mediace je tak odlišena od více či méně formalizovaných řízení, jakými řízení soudní či rozhodčí jsou.

Mediační řízení samotné se zpravidla koná v sídle mediátora. S přihlédnutím k oprávněným zájmům stran a procesní ekonomičnosti může být jednání vedeno i na jiném místě, určeném dohodou stran, avšak jen se souhlasem mediátora. Jednání se mohou účastnit pouze strany sporu, jejich zástupci, mediátor a zapisovatel. O účasti dalších osob, zejména svědků či znalců a konzultantů, rozhoduje mediátor. Dojde-li v průběhu mediace k převodu práv, která jsou předmětem mediace,účinky zahájení mediace trvají. Strana konfliktu, která svoje práva převedla, je povinna tuto skutečnost druhé straně konfliktu bez zbytečného odkladu oznámit. Mediátor může rozhodnout o složení dostatečné zálohy na náklady mediace. Pokud nedojde k jejímu složení po výzvě mediátora ani v dodatečně poskytnuté lhůtě, mediátor řízení zastaví. Strany jsou povinny v souvislosti se zahájením mediace složit k rukám mediátora hotově zúčtovatelnou zálohu ve výši 50% odhadované ceny za mediaci. Odhad stanovuje mediátor. Cena za mediaci se skládá z položek taxativně vyjmenovaných v platném ceníku mediátora nebo mediační kanceláře. I takovýto ceník by měl být listinou veřejně přístupnou společně s dalšími listinami, které mají seznámit účastníky mediace s pravidly mediačního řízení, ještě před jejím samotným zahájením. Cena za mediaci je stranám dopředu odhadem známa a je sjednávána již v přípravné fázi mediačního řízení, stejně jako je známo, jakým způsobem se strany podílí na její úhradě. Jak předpokládá ostatně i zákon, není-li podíl úhrady ceny za mediační řízení sjednán, platí, že strany hradí náklady spojené s mediačním řízením a odměnu mediátora každá jednou polovinou.

Strany mohou být v mediačním řízení zastoupeny osobou podle jejich výběru. A to vždy na základě plné moci udělené v náležitostech podle občanského zákoníku. Plná moc, udělená kteroukoliv ze stran jejímu zástupci musí být doručena mediátorovi nejpozději před zahájením prvního jednání.

Po svém určení a po sepsání smlouvy o mediaci mezi mediátorem a stranami sporu, vyzve mediátor každou ze stran, aby mu předložila svoje písemné vyjádření a stanovisko ke sporu. Mediátor může vyzvat každou ze stran k doplnění jejího stanoviska, případně k předložení důkazů, které považuje za nezbytné. Poté, co mediátor obdrží od jedné strany informace a stanovisko ke sporu a uzná-li to za vhodné, sdělí tyto druhé straně tak, aby tato měla možnost se náležitě vyjádřit. Pokud ovšem některá ze stran označí tyto informace za tajné, mediátor tyto informace druhé straně nesdělí. Po obdržení posledního stanoviska svolá mediátor ústní jednání. Jednání může být za účasti obou stran nebo každé zvlášť. Místo jednání určuje mediátor s ohledem na okolnosti případu a vůli obou stran. Tento postup, který není zcela běžným v praxi vykonávané mediátory, je zvolen zejména s ohledem na časovou úsporu vedení mediačního řízení a rovněž s ohledem na rámcové zjištění věcné podstaty sporu. Mediátor nemá žádné právo rozhodovat spory nebo sporné otázky stran. Mediace sama o sobě také není náhradou za nezávislou právní poradu. Mediátor může přerušit nebo ukončit jednání, je-li důvodně přesvědčen, že mediace povede k nespravedlivému, nevyváženému nebo nerozumnému výsledku nebo majetkové, fyzické, psychické, či jiné, zde nedefinované, újmě některé ze stran. Mediátor může mediaci pozastavit na dobu nezbytně nutnou nebo neurčitou, nebrání-li tomu jiné objektivní okolnosti, v případě, že mediace povede k nespravedlivému, nevyváženému nebo nerozumnému výsledku nebo majetkové, fyzické, psychické, či jiné, zde nedefinované, újmě některé ze stran. Mediátor má etickou zodpovědnost porušit důvěrnost, jestliže má důvodné podezření, že další osoba nebo subjekt může být v nebezpečí majetkovém, fyzickém, psychickém, nebo jiném, zde nedefinovaném. Mediátor mediační kanceláře je povinen dodržovat veškeré organizační předpisy kanceláře.

V rámci sjednávání práv a povinností stran v průběhu mediačního řízení, která jsou v podstatě dána veřejnými dokumenty mediační kanceláře, si strany dojednávají také další povinnosti, jako je např. to, že strany nebudou telefonicky ani jakýmkoliv jiným způsobem kontaktovat mediátora během mediace mimo předem sjednaná jednání ohledně způsobu řešení předmětu nebo vedení mediace nebo za účelem poskytování jakýchkoliv materiálů z mediace, či jakéhokoliv jiného jednání mezi stranami, bez vědomí druhé strany nebo, že strany a mediátor jsou povinni oznamovat si navzájem všechny důležité okolnosti související s předmětem sporu a s mediací dle smlouvy o mediaci, zejména okolnosti, které mohou ovlivnit uzavření mediační dohody. Mediátor je povinen výkony v rámci mediačního řízení provádět bez průtahů. Nejpozději do 7 dnů od dne zahájení mediace stranám předloží možný návrh mediační dohody.

Mediátor nesmí ohledně konfliktu, ve kterém vede nebo vedl mediaci nebo činil kroky k přípravě mediace, poskytovat právní služby podle jiného právního předpisu, i když je jinak k jejich poskytování oprávněn. Za právní službu se nepovažuje vyjádření právního názoru mediátora v průběhu mediace na věc stran konfliktu nebo některou její dílčí otázku.

Na konkrétních vybraných pravidlech mediačního řízení jsme představili některé nejdůležitější zásady a principy mediačního řízení, které přímo dopadají na práva a povinnosti účastníků mediace včetně mediátora samotného. Fáze zahájení mediace po praktické stránce klade zvýšené nároky zejména na osobu mediátora, který úvodním slovem, navozuje atmosféru důvěry, představuje zúčastněné osoby, vysvětluje mediační proces, jeho časový rámec, svou roli a pravidla mediačního řízení (zásady slušného chování, formu oslovování apod.) Pravidla obecně společně také s otázkou provádění úhrady za mediaci bývají citlivým bodem úvodního slova. Z praxe se osvědčuje, jsou-li tato autoritativně navržena – to usnadňuje právě jejich zahrnutí do dokumentů mediační kanceláře jako je etický kodex, pravidla mediačního řízení, jednací řád apod., a strany jsou jen dotázány, zda návrh akceptují. Pokud ne zcela, nebrání ničemu odlišně si stanovit pravidla mediace v písemné smlouvě o mediaci. Sepsání smlouvy či sjednání jejích podmínek a úvodní slovo mediátora na prvním ústním jednání by mělo být od sebe neoddělitelné, a jak již bylo řečeno od samotného procesu mediace, který bude pokračovat fází „sběru informací“, by být měla tato spíše formální fáze oddělená alespoň přestávkou.

V příštím díle našeho seriálu si opět přiblížíme další z příkladů využití mediace při řešení sporů z pracovněprávních vztahů.

Mgr. Petr Osladil, mediátor, zprostředkovatel zapsaný v Seznamu zprostředkovatelů a rozhodců pro kolektivní vyjednávání a řešení kolektivních sporů vedeném Ministerstvem práce a sociálních věcí ČR pod evidenčním číslem 10/001.